Mais do que um custo, as viagens de negócios devem ser encaradas como um investimento para a empresa. É tão importante estar atento às novas oportunidades de negócio, como executar um plano rigoroso de viagens, para que não haja despesas elevadas e desnecessárias com as deslocações dos colaboradores.
Se as saídas são constantes, é importante criar uma política de viagens. O que se pretende que seja um investimento, não deve tornar-se numa despesa sem critério. Este princípio deve ser posto em prática por qualquer empresa, independentemente da sua dimensão.
A vontade de conquistar novos mercados ou, simplesmente, de ver o que se passa lá fora, nomeadamente em feiras internacionais, são momentos muito esperados pelos empreendedores. Porém, não permita que o entusiasmo, baralhe as suas contas. Dê passos, em qualquer fase de crescimento, concisos e fortes.
Despesas, na maioria dos casos, incontornáveis:
- Bilhetes de avião;
- Alojamento;
- Aluguer de automóvel;
- Refeições.
A soma de todas estas palavras resulta em: planeamento rigoroso. Felizmente, há dicas que o podem ajudar a reduzir os custos das viagens de negócios. Conselhos que devem ser seguidos não só pelos seus colaboradores, como por si. Dê o exemplo.
Política de viagens:
- Evite ao máximo reservas de última hora, marcando a viagem com a máxima antecedência, e adiantamentos em dinheiro.
- Opte por viajar no meio da semana, dado que as passagens são mais baratas.
- Evite despachar bagagem e fazer viagens de negócios em períodos de férias.
- Com o objetivo de controlar os custos, exija aos seus colaboradores os recibos que comprovam as despesas.
- Faça um levantamento de transportes, bem como de estadias, menos dispendiosos.
- Mantenha contacto com a mesma agência de viagens, conseguindo melhores valores não só de viagens, como de hotéis e de aluguer de viaturas. Há sempre pacotes promocionais interessantes.
- Esteja atento aos cartões de fidelização (companhias aéreas, estadia, rent a car).
Ainda na sua empresa crie um roteiro e, já no destino, tente cumpri-lo à risca. Defina quais os clientes que quer visitar na mesma localização. Além disso, se for possível, envie apenas um colaborador.
Viaje tranquilo e seguro:
Na Fidelidade, encontra razões para viajar descansado. Lembre-se que as viagens de negócios são excelentes oportunidades para dar a conhecer o que faz. Por isso, otimize os gastos das viagens e alojamento, para que a sua preocupação seja unicamente os negócios.